Organiseren van collectief overleg

In de waarden die we als organisatie willen uitdragen, staat er één die betrekking heeft op samenwerking: dat we samen met alle betrokkenen op pad gaan als partners. Die samenwerking wordt gedragen door verbondenheid. Om dit  waar te maken, is er overleg nodig, zowel individueel als collectief.  Hieronder beschrijven we overleg en inspraak tussen De Vijver en de cliënt op collectief vlak.

1 Organisatie

• Voor alle cliënten die een beroep doen op ondersteuning door De Vijver vzw is er een “Collectief Overleg”. 
• Het collectief overleg wordt verkozen uit de cliënten die meerderjarig zijn en uit de wettelijke vertegenwoordigers van de cliënten. Deze verkiezing wordt mogelijk gemaakt door de directie en vindt om de 4 jaar plaats (2016-2020-2024...).
• De samenstelling van het collectief overleg ziet er als volgt uit:
  • 2 leden uit De Bosuil
  • 2 leden uit De Zonnebloemen
  • 2 leden uit De Lelie
  • 2 leden uit De Stapsteen
  • 2 leden uit De Hoeve – Drakenhof
  • 2 leden uit De Vunder – Tyrolerhof
• Het collectief overleg kiest onder haar leden een voorzitter, een lid van de klachtencommissie en een afgevaardigde die als waarnemer wordt uitgenodigd op de vergaderingen van de raad van bestuur, voor de bespreking van die aangelegenheden die betrekking hebben op De Vijver.
• Indien de leden meerderjarige cliënten zijn, kunnen zij ter ondersteuning van de communicatie een coach meebrengen. Deze coach is geen lid van het collectief overleg en kan als dusdanig niet tussenkomen.
• De leden vertegenwoordigen alle cliënten van De Vijver en in het bijzonder de cliënten van de afdeling waarvan ze deel uitmaken. Ze maken daarom deel uit van de cliëntenadviesraden of netwerkadviesraden.
• Het collectief overleg en De Vijver vzw stellen in onderling overleg een onafhankelijke derde aan die bij betwisting van het ontslag van een cliënt toegevoegd wordt aan de klachtencommissie (zie 6.2).
• Het collectief overleg heeft een huishoudelijk reglement dat bepaalt:
  • dat het overleg minstens 3 keer per jaar bij elkaar komt,
  • hoe cliënten of hun vertegenwoordigers een inbreng kunnen leveren aan het collectief overleg,
  • welke onderwerpen aan bod kunnen komen.
• Er zijn lokale cliëntenadviesraden en netwerkadviesraden.
  • De leden van het collectief overleg nemen deel aan de lokale cliëntenadviesraad of netwerkadviesraad.
  • Zij stemmen hun werking af op de timing van het collectief overleg.
  • Zij organiseren zich zoals ze dat zelf wensen.
  • Lokale verantwoordelijken of medewerkers kunnen deelnemen op vraag van deze adviesraden.
• De data van het collectief overleg worden bepaald door de voorzitter van het collectief overleg in samenspraak met de directie en wordt bij het begin van een kalenderjaar aan alle leden bekendgemaakt.
• Het verslag wordt door één van de leden van het collectief overleg opgesteld en aan alle leden toegestuurd door de directie van De Vijver.
• Op vraag van de voorzitter is de directie aanwezig op het collectief overleg.

2 Agenda

• In het collectief overleg komen minstens de volgende onderwerpen aan bod:
  • wijzigingen aan de overeenkomst,
  • wijzigingen aan het kwaliteitshandboek die van invloed zijn op de dienstverlening,
  • informatie over belangrijke wijzigingen in de algemene woon- en leefsituatie en de woon- en leefkosten,
  • wijzigingen in het concept van de organisatie,
  • informatie met betrekking tot alle elementen die de cliënten als groep aanbelangen, met inbegrip van informatie over jaarrekeningen van De Vijver en het doelmatig inzetten van de middelen.
• De onderwerpen kunnen heel divers zijn, maar moeten steeds betrekking hebben op het collectieve. Vragen of opmerkingen over individuele ondersteuningstrajecten worden daarom niet besproken.
• De onderwerpen die in het collectief overleg aan bod komen worden aangebracht:
  • door de cliënten, hun wettelijke vertegenwoordigers en/of netwerk:
    • op voorbereidende cliëntenadviesraden en netwerkadviesraden kunnen cliënten thema's en vragen aanbrengen die ze graag besproken willen zien; de afgevaardigde van het collectief overleg neemt de thema's of vragen die betrekking hebben op het collectieve mee voor de agenda van het collectief overleg.
    • via rechtstreekse communicatie aan de voorzitter van het collectief overleg telefonisch of per mail.
    • via het bijwonen van de vergaderingen van het collectief overleg.
  • door de directie: o.a. toetsing van toekomstige beleidsmaatregelen en plannen, informatie over genomen beslissingen, de procedures, financieel jaarverslag.
• Er is hoorrecht en antwoordplicht over elk onderwerp waarover het collectief overleg een standpunt wil meedelen aan de verantwoordelijken van De Vijver.

3 Klachten met betrekking tot het collectief overlegorgaan

Klachten over het niet naleven van de bepalingen m.b.t. de collectieve inspraak kunnen rechtstreeks en schriftelijk gemeld worden aan de leidend ambtenaar van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH), Zenithgebouw, Koning Albert II Laan 37,1030  Brussel.